Giấy đã xuất hiện từ rất lâu trong quá khứ vào khoảng thế kỷ thứ 1. Ban đầu giấy được tạo ra bởi người Trung Quốc, sau đó được lan rộng đến phương Tây. Cuối cùng đến châu Âu và các nước khác. Sau này giấy trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống. Giấy văn phòng được sử dụng tại các công ty, doanh nghiệp, tổ chức. Giấy ngày nay không chỉ được dùng để ghi chép mà còn được dùng trong in ấn. Tuy nhiên bạn đã phân biệt được các loại giấy dùng trong in ấn tại văn phòng hay chưa? Nếu chưa bạn hãy cùng với Voi Bạc tìm hiểu thông qua bài viết sau đây nhé!

Những đặc điểm để lựa chọn giấy văn phòng

Trước hết để có thể chọn ra loại giấy phù hợp ta cần hiểu rõ nhu cầu sử dụng. Có nghĩa là ta cần dùng loại giấy đó để ghi chép, in ấn hay làm bao bì. Tương ứng với mỗi nhu cầu khác nhau sẽ có loại giấy phù hợp riêng. Sau khi đã hiểu rõ nhu cầu ta sẽ lựa chọn định lượng giấy và khổ giấy. 

Mỗi loại giấy sẽ có định lượng khác nhau. Định lượng giấy là một con số cụ thể để qua đó người mua có thể biết được độ cứng và độ dày của giấy. Đơn vị đo định lượng giấy là grams per square meter hay còn có tên viết tắt là gsm. Đó là đơn vị đo trọng lượng của giấy trong 1 mét vuông giấy. Cùng một chất liệu giấy nhưng giá trị định lượng càng cao giấy càng cứng và dày. Tuy nhiên với hai loại giấy khác nhau nhưng số định lượng bằng nhau không có nghĩa là giấy có độ cứng bằng nhau. Có loại giấy cứng nhưng lại rất nhẹ và ngược lại. Ngoài ra, giá tiền cũng tỷ lệ thuận với giá trị định lượng giấy.

Tiếp đến là khổ giấy, khổ giấy thông dụng nhất ta thường thấy tại văn phòng là a4. Khổ giấy được ký hiệu bằng chữ cái a, b, c và sau đó là các con số. Số càng nhỏ giấy có kích thước càng lớn và ngược lại. Cuối cùng là chất liệu  của các loại giấy dùng để in tại các văn phòng công ty. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về sự khác nhau của các loại giấy ở phần tiếp theo nhé!

Các loại giấy văn phòng phẩm được sử dụng

Giấy in tài liệu, văn bản

Đây là loại giấy thông dụng nhất và không chỉ dùng tại văn phòng mà còn dùng tại trường học. Giấy có bề mặt nhám, dễ ăn mực và không có lớp phủ. Khổ a4 là kích thước giấy được sử dụng nhiều nhất để in tài liệu. Vì với kích cỡ đó tài liệu dễ dàng bỏ vào cặp và đủ lớn để trình bày nội dung. Giấy dùng để in tài liệu và đưa vào các máy in thường có định lượng là 60-120 gsm. 

Loại giấy này nếu được dùng để in nội dung tài liệu thường sẽ có hai mặt màu trắng. Bên cạnh màu trắng giấy còn có các màu khác, giấy có màu thường sẽ dùng làm trang bìa. Màu giấy dùng để làm trang bìa thường sẽ sử dụng giấy có tông màu pastel. Vì các tông màu đậm bình thường chữ sẽ bị chìm khi in lên.

Giấy có phủ, bề mặt trơn bóng

Tiếp theo là loại giấy có bề mặt được phủ để tạo độ trơn bóng cho bề mặt. Các loại giấy này thông thường sẽ có độ cứng cao, mực in lên màu đẹp và phản quang cao. Giấy couche và các loại giấy có phủ khác thông thường được phủ một lớp cao lanh. Do đó bề mặt giấy bắt sáng, bám mực và phản quang tốt hơn. Loại giấy này thường được dùng để in tạp chí, tờ rơi hoặc catalogue. 

Tiếp đến là loại giấy dùng để in card visit. Giấy này tương tự giấy couche, đều có hai mặt trơn láng. Tuy nhiên độ bóng sẽ thấp hơn so với giấy couche. Nhưng so về độ cứng thì giấy dùng cho card visit có độ cứng rất cao. 

Cuối cùng là giấy chỉ có một bề mặt trơn láng, mặt còn lại sần sùi hoặc nhám. Loại giấy này cũng có độ cứng cao, do đó thích hợp dùng để làm bao bì hoặc túi giấy. Mặt nhám thường có màu nâu vàng hoặc xám sẽ được đặt bên trong. Bên ngoài là bề mặt trơn bóng được in thông tin của sản phẩm hoặc tên thương hiệu.

Giấy than – dụng cụ văn phòng cần thiết

Kế tiếp là loại giấy ta có thể thấy ở hầu hết các công ty. Đây là loại giấy dùng để làm hóa đơn. Các công ty hoặc văn phòng sẽ cần giữ lại 1 bản hóa đơn và 1 bản cho khách hàng. Loại giấy này sẽ giúp in thông tin bạn đã ghi trên 1 tờ giấy lên một tờ giấy khác. 

Hiện tại giấy than là một lớp mực được phủ lên bề mặt polyester. Mực sẽ được chuyển qua tờ giấy khác nhờ vào áp lực. Có nghĩa là khi bạn dùng viết để ghi lên giấy gốc muốn sao chép. Giấy than sẽ được đặt bên dưới tờ giấy muốn tạo bản sao và trên tờ bản sao. Khi viết lên giấy gốc sẽ có áp lực và chữ sẽ được in lên tờ bản sao. Đây được xem như là dụng cụ văn phòng không thể thiếu của nhân viên kế toán.

Giấy in hóa đơn

Cuối cùng là loại giấy dùng để in hóa đơn ta thường thấy tại các cửa hàng. Nó có cơ chế tương tự như giấy than là chữ được tạo trên bề mặt thông qua áp lực. Bề mặt giấy được phủ một lớp thuốc, dưới áp lực các hạt thuốc sẽ vỡ ra. Qua đó, chữ sẽ được in lên bề mặt hóa đơn. Đó chính là lý do vì sao chúng ta dùng móng tay đè lên hóa đơn sẽ có vệt đen.

Nơi mua thiết bị văn phòng chất lượng, giá rẻ

Như vậy ta đã tìm hiểu qua các loại giấy được sử dụng tại văn phòng. Bên cạnh đó, ta cũng đã có thêm kiến thức để phân biệt các loại giấy này. Để mua giấy chất lượng, giá rẻ hãy đến với Voi Bạc. Công ty Voi Bạc là đơn vị chuyên cung cấp các đồ dùng văn phòng phẩm uy tín, chất lượng. Vậy còn chần chờ gì nữa mà hãy liên lạc ngay với chúng tôi để được tư vấn nhanh nhất.